Compte-rendu de l'Assemblée Générale 2010 - Bilan de l'année
Outils de communication
Très rapidement, sous l'impulsion de Philippe Gelder, ancien administrateur en charge de la communication, un nouveau site internet a vu le jour. Peu après, une newsletter à la transmission récurrente (on essaie de faire cela mensuellement, mais ce n'est pas toujours chose aisée) vous est parvenue. Bien évidemment, ces outils de communication vont continuer à se développer, ainsi que d'autres. Cela, afin que l'ensemble de nos membres et leurs proches (soit environ 2500 à 3000 personnes) continuent à être informés le mieux possible et dans un espace-temps le plus réduit possible. Ces informations, même si elles sont centralisées, doivent provenir d'un maximum de nos membres. Outre les bénévoles oeuvrant au sein des commissions sportives, l'ensemble de nos adhérents peuvent alimenter ces outils de communication.
Nos outils de communications sont vos outils de communication : utilisez-les !
Outils de gestion
Conformément à la déclaration de politique générale définie lors de l'assemblée générale du 24 novembre 2009, le Conseil d'Administration a voulu se doter de nouveaux pouvoirs de contrôle et d'outils de gestion.
A cette fin, différentes missions ont été identifiées et menées à bien lors de cette première année de nouvelle présidence. Il s'agit d'un :
- audit comptable et financier
- audit opérationnel
- audit urbanistique
1. Audit comptable et financier
Cette mission, menée par un bureau fiduciaire spécialisé dans la comptabilité des ASBL, a révélé certaines approximations comptables, fiscales et sociales au sein de notre comptabilité. Diverses corrections ont été apportées de façon à ce que notre comptabilité reflète au mieux la réalité économique et patrimoniale de notre ASBL.
La mesure la plus spectaculaire est certainement le passage à une comptabilité en partie double et à un compte de résultats calqué sur celui des sociétés commerciales.
Le conseil dispose désormais d'un réel outil de gestion et les membres d'une visibilité accrue sur les comptes. Enfin, la crédibilité de l'ASBL vis-à-vis d'observateurs extérieurs s'en trouve considérablement renforcée.
2. Audit opérationnel
Mr Jean-Christophe Parent a endossé la charge pour une mission multiple et étalée sur dix semaines. Pourvu d'une solide expérience en management de société, Mr Parent s'est attelé à analyser le fonctionnement de notre association sous toutes ses coutures :
- accueil des membres
- procédures administratives (paiements, facturation, recouvrement...)
- qualité des infrastructures et des services liés (Horeca...)
- interaction entre les sections sportives
- communication aux membres
- mode de fonctionnement du conseil d'administration
- organisation juridique
De nombreux constats ont été posés et des pistes de réflexion jetées sur la table. Des propositions concrètes également, comme la gestion informatique intégrée de notre base de données et l'engagement d'un directeur opérationnel. De multiples dossiers sont ouverts à l'heure actuelle et devraient aboutir dans les prochains mois.
3. Audit urbanistique
Cet audit a été confié à un cabinet juridique spécialisé en la matière. L'ordre de mission était d'étudier en profondeur et une fois pour toutes la possibilité d'implanter un terrain de hockey en nos installations de la Drève des Brûlés. L'analyse, au demeurant très fouillée, met en évidence le rôle joué par le PRAS (plan régional d'affectation des sols) et le PPAS (plan particulier d'affectation des sols). L'un et l'autre dictent les conditions à l'implantation d'un terrain de hockey et le moins que l'on puisse écrire est qu'elles sont drastiques.
Les obstacles sont en effet divers et nombreux :
- respect du cadre urbain environnant (nos voisins par exemple)
- proximité de la forêt de Soignes
- respect de zones de plantation et jardin
- limites des zones couvertes par des terrains de sport
- respect des zones loties
- acquisition de surface complémentaire
Au gré des normes à suivre et des écueils à éviter, le bureau nous accorde de 40 à 5 % de chances de réussir ... Ces chances sont donc maigres et nous devons en tenir compte dans notre politique d'investissements futurs.
Sponsoring
C'est également sous l'impulsion de Philippe Gelder que le volet partenariat et sponsoring a pris de l'ampleur au cours de l'exercice écoulé. Nous en mesurerons les effets à l'analyse du prochain bilan, la plupart des contrats ayant été pris après le 31 août dernier. Avant l'engagement du Directeur opérationnel dont ce sera une des missions (voir ci-après), une équipe articulée autour des 3 Présidents de section et d'un administrateur a pris le relais de Philippe dans la gestion des dossiers en cours, la consolidation de certains contacts et la prospection de nouveaux partenaires. Dans ce domaine également, si vous, membres ou proches de membres de l'Orée avez des idées, n'hésitez pas à nous revenir.
Une Orée durable
L’Orée consomme chaque année, une grande quantité de papier sous la forme d’appel de cotisation, de rappel de paiement, d’envoi de lettres commerciales, de courrier administratif, ...
Nous sommes conscients de l’enjeu économique et écologique que représente cette consommation sans doute excessive de papier. C’est pourquoi, pour le bien de chacun, nous souhaitons nous engager à réduire l’utilisation qui en est faite.
Remplacer tous ces documents par une alternative électronique, une utopie ? Peut-être mais nous pouvons déjà fortement limiter l’utilisation du papier en suivant les quelques conseils suivants, et vous pouvez nous y aider !
- Communiquez-nous votre adresse e-mail (à l’adresse secretariat@oree.be) et nous nous engageons à privilégier l’envoi de courrier électronique et à limiter au maximum l’envoi de courrier papier. L’usage de l’e-mail est de plus en plus familier pour bon nombre de personnes. L’Orée souhaite privilégier le courrier électronique pour échanger des informations avec ses membres.
- Inscrivez vous à toutes les activités par l’intermédiaire de votre site www.oree.be
- Donnez-nous votre accord pour recevoir vos factures ou vos demandes de paiement sous format électronique
Est-ce pour cela que vous ne recevrez plus jamais de courrier papier de L’Orée à votre domicile ?
Malheureusement pas. Certains documents et certaines obligations légales nécessitent l’envoi de courrier postal. Mais vous en conviendrez, c’est déjà un pas en avant et toute économie de papier est bonne à prendre !
Et pour le papier restant ?
Le « zéro papier » n’est malheureusement pas pour demain. C’est pour cela que L’Orée a décidé d’utiliser tant pour les documents commerciaux que pour le fonctionnement quotidien de son organisation, du papier certifié FSC c’est-à-dire issu de filières de production éco-responsables.
Le label FSC apposé sur un produit garantit que ce produit est fabriqué avec du bois issu d’une forêt gérée selon les principes du Forest Stewardship Council (FSC).
Ensemble nous contribuerons ainsi à réduire la consommation de papier et les émissions de CO2.
Economisez l’énergie et préservez notre budget, votre santé et l’environnement.
Les énergies traditionnelles coûtent de plus en plus cher, polluent l’environnement et se raréfient. Pourtant, si nous n’avons aucune prise sur les prix, nous disposons de leviers d’action en adaptant notre consommation d’énergie. De multiples solutions existent. Ensemble, elles permettent d’utiliser moins ou mieux l’énergie, et ce sans perte de confort. Ces astuces faciles à adopter permettent de réduire notre facture et sont d’autant plus rentables que le prix des énergies ne cesse de croître. En participant a notre concept d’une Orée durable vous nous permettrez de relever ce défi. Une dizaine de petits gestes que l’on peut faire tous les jours pour utiliser rationnellement l’énergie. Adopter ces réflexes ne vous coûte rien et contribue au bien être de tous : profitez de la lumière naturelle (la lumière du jour est la meilleure pour l’œil humain), éteignez les lumières inutiles (dans les pièces que vous quittez ou qui restent inoccupées, éteignez la lumière !), limitez la température (si vous occupez une salle ou une bulle, une température de 19° est out a fait suffisante pour la plupart des activités du club et de 13° pour les tennis couverts), baissez la température la nuit et en cas d’absence, fermez les locaux non chauffés afin de ne pas diffuser le froid, fermez les portes entre les lieux de vie et les couloirs pour éviter les déperditions de chaleur, …
A côté de ces conseils pratiques, nous avons déjà œuvré en ce sens : des ampoules à basse consommation garnissent désormais les salles de bridge, un audit énergétique global va être réalisé et le placement d’électrovannes est à l’étude.
Là également, si vous avez des idées, des initiatives, des conseils, revenez-nous!
La vie du CA
Comme vous le savez vraisemblablement, au terme des douze premiers mois de notre activité, cinq administrateurs ont démissionné de leur poste. Ces démissions sont toutes propres et personnelles à chaque administrateur concerné. Cela étant, parmi ces actes de démission, je me dois de m'étendre un peu plus sur deux d'entre elles.
La première concerne notre ami Jean-Louis Springael. En effet, depuis son arrivée en provenance de son 3 Tilleuls natal, Jean-Louis n'eut cesse d'être un serviteur de l'Orée, soit le club ayant accueilli ses petits Tilleuls, comme il aime encore à les appeler aujourd'hui. Aux funérailles du club cher à son cœur, c'est sans même se poser la question que Jean-Louis a offert son bénévolat à l'Orée. A la Commission de hockey d'abord, comme secrétaire puis comme Président. Ensuite, au Conseil d'Administration, en tant que responsable de la communication et du sponsoring et enfin comme Secrétaire Général durant de nombreuses années. Jean-Louis, nous savons très bien que la décision de poursuivre avec une équipe très jeune au Conseil a été dure pour toi l'année dernière. Mais tu l'as fait. Et nous savons que plus encore, il t'a été très douloureux de nous quitter quelques mois après l'entame de notre mandat. Au nom de l'ensemble du club, nous désirons te remercier pour le travail accompli et le temps consacré à l'Orée.
La seconde personne est notre ami Jean-Claude Dessy-Dardenne. Ce dernier fut président de la section de tennis durant quatre années. Sous son impulsion, la section a vu son membership augmenter significativement (+ 150 membres). Dans le même temps, Jean-Claude a toujours pris soin de respecter ses engagements en termes de budget, ce qui n'est pas toujours chose aisée. Comme Jean-Louis, ta décision de nous quitter quelques mois après l'entame de ton second mandat ne fut pas une décision simple à prendre. Au même titre que Jean-Louis, nous voudrions donc te remercier au nom du club pour le travail accompli.
Objectifs 2011 – 2012
Au cours des lignes qui suivent, nous allons maintenant parcourir avec vous les chantiers les plus significatifs des prochains mois. « Significatifs » à nos yeux, mais aussi pour nos membres. On se base pour dire cela sur l'enquête de satisfaction à laquelle chacun pouvait participer via internet et dont les résultats ont retenu notre attention (une septantaine de personnes y ont contribué). Sans entrer dans les détails des résultats, il en est sorti que des choses doivent être améliorées, adaptées, voire créées au sein de notre asbl. Comme les avis émis sont en phase avec la feuille de route que le CA a définie, outre le fait que cela nous rassure, cela nous motive plus encore.
- les infrastructures de hockey
S'il est bien un sujet qui fut redondant lors de l'enquête de satisfaction, et qui anime bon nombre de conversations au sein de la section de hockey, du club en général, mais également dans le monde du hockey belge, c'est bien celui-là. L'Orée, plus grand club du pays (nous avons dépassé les 1000 membres), comment s'en sort-elle avec un seul terrain ? Nonobstant le fait qu'il faut tirer un coup de chapeau à la Commission de hockey pour son jonglage permanent entre les divers sites sur lesquels nos couleurs évoluent, force est de constater que la situation n'est guère brillante. Et loin de là ! Nous en sommes conscients, raison pour laquelle la thématique des infrastructures hockey est une de nos priorités. Au moment où vous lisez cette news-letter, nous disposons d'informations émanant de l'autorité communale qui datent de mi-novembre (et confirmées le 17 décembre dernier):
- un bureau de faisabilité est actuellement occupé à travailler sur le projet en vue de l'établissement du cahier des charges
- le budget a été voté au Collège et l'inscription au budget sera confirmée dès que cela s'avérera nécessaire
- les clubs intéressés par le projet vont être associés sous peu aux réunions de travail
- le dossier va être introduit auprès de la Cocof
- le terrain devrait être prêt pour l'entame de la saison 2012-2013
- Structure professionnelle d'organisation
Vu la charge de travail que génère une asbl semblable à la nôtre, il est devenu indispensable que nous tendions de plus en plus vers une structure professionnelle d'organisation. Là également, votre CA y travaille, que ce soit par la définition de toute une série de process et la procédure d'engagement d'un Directeur opérationnel.
- Engagement d'un Directeur
Dans la continuité de ce qui précède, afin d'optimiser la gestion du club, d'assurer la continuité des activités et de les mettre en cohérence, mais aussi à l'instar d'autres clubs comparables au nôtre, l'engagement d'un Directeur nous semble être une étape incontournable. Il s'agira d'un Directeur opérationnel qui s'appuiera dans sa mission sur le CA, son équipe et les Présidents de section. Dans les grandes lignes, la mission de ce Directeur sera la suivante :
- Il est l'interface entre le CA et la gestion quotidienne de l'asbl
- Il représente le bras opérationnel du CA
- Transversalement, il vient en support des sections sportives
- Il est présent dans les commissions non sportives
- Il sera chargé de poursuivre le travail de recherche de partenaires et sponsors et d'autres tâches visant à rentabiliser notre club
Pour l'heure, le processus de recrutement n'a pas encore été enclenché. On vous tiendra bien évidemment informé, ne fut-ce que parce que l'annonce sera également publiée sur notre site, chacune et chacun étant libres de postuler. La ligne du temps a été fixée à mars-avril 2011 pour sa mise en place.
- Nouvelle bulle
La section de tennis, section ô combien importante de l'Orée, retient bien évidemment notre attention également. A cette fin, une réflexion budgétaire est entamée en vue du renouvellement de la bulle des terrains 1 & 2. La question étant notamment de savoir si on achète une structure pouvant couvrir 2 terrains comme actuellement, ou 3. Une groupe de travail au sein de la section tennis s'attèle à cette tâche. 5. Rénovation du bâtiment Que ce soit le bar devenu plus que vétuste et peu fonctionnel, les vestiaires extérieurs qui n'incitent que les aficionados du club à y prendre leur douche ou la salle polyvalente peu sexy, divers lieux de notre bâtiment doivent connaître un solide relooking afin de les rendre plus en phase avec notre volonté de confort et d'accueil de nos membres. A l'image de l'engagement d'un Directeur exécutif et de la modernisation de nos infrastructures de hockey et de tennis couvert, il s'agit du troisième pilier fondamental visant à rattraper le train de la modernisation des clubs sportifs tennis/hockey/bridge. Nous nous y attelons également, des contacts ayant déjà été pris qui d'avec deux architectes, qui d'avec des entreprises spécialisées. Bien évidemment, nous vous tiendrons au courant de l'évolution de ces divers dossiers.
Benoit Wolter – Vincent Magdalijns – Xavier Moumal |
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