Processus

But du document

S’assurer que les coachs, les entraîneurs et de façon générale les “prestataires bénévoles” puissent

1. Rendre compte de leurs prestations ;
2. Remplir le document officiel note de bénévolat sur base duquel seront établis les paiements. Ce document constitue aussi une pièce fiscale et comptable officielle ;
3. Accompagner la note de bénévolat du détail des horaires et prestations des entraînements et/ou matches.

Principes – Règles

1. Seules les prestations accompagnées de leurs détails et reprises dans la note de bénévolat (formulaire .doc) seront payées.
2. La prestation sera rejetée et le paiement sera différé dans les cas suivants :
   1. les montants (tarifs horaires / nbre d’heures) ne correspondent pas rigoureusement à ceux de la note de bénévolat ;
   2. la note de bénévolat n’est pas signée et datée ;
   3. rentrée par mail à facturation-hockey@oree.be.
3. Tous les refus seront dûment motivés.
4. Le secrétariat fournira, si nécessaire, une aide administrative au prestataire. En aucun cas, les prestations ne seront corrigées ou saisies par le secrétariat.
5. Passé un délai de 4 semaines, les prestations ne seront plus payées.

Processus de traitement des notes de bénévolat en résumé

1. La cellule Hockey vérifie les quantités et les tarifs horaires encodés.
2. Les notes de bénévolat sont :
   1. soit transmises à la comptabilité ;
   2. soit retournées aux prestataires en cas de non cohérence ou de manque d’information. Ce retour devra être dûment motivé.
3. Les prestations validées et les paiements correspondants sont encodés par la compta.
4. Les paiements sont contrôlés et libérés par le trésorier.

Comment remplir?

Vous disposez d’une copie papier du document. Ce document est disponible en bas de page ou au secrétariat.