Hockey

Note de bénévolat

Processus

But du document

S’assurer que les coachs, les entraîneurs et de façon générale les “prestataires bénévoles” puissent

  1. rendre compte de leurs prestations dans le système de gestion de l’Orée (iClub) ;
  2. remplir le document officiel note de bénévolat sur base duquel seront établis les paiements. Ce document constitue aussi une pièce fiscale et comptable officielle.

Principes - Règles

  1. Seules les prestations saisies dans iClub et reprises dans la note de bénévolat (formulaire PDF) seront payées.
  2. La prestation sera rejetée et le paiement sera différé dans les cas suivants :
    1. les montants (tarifs horaires / nbre d’heures) iClub ne correspondent pas rigoureusement à ceux de la note de bénévolat ;
    2. la note de bénévolat n’est pas signée et datée ;
    3. rentrée par mail au secrétariat (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) ou simple document papier.
  3. Tous les refus seront dûment motivés.
  4. Le secrétariat fournira, si nécessaire, une aide administrative au prestataire. En aucun cas, les prestations ne seront corrigées ou saisies par le secrétariat.
  5. Passé un délai de 4 semaines les prestations ne seront plus payées.

Processus de traitement des notes de bénévolat en résumé

  1. Au fur et à mesure des prestations et au moins avant de remplir la note de bénévolat (PDF téléchargeable en bas de page), les temps de prestations sont saisis par le prestataire dans iClub.
  2. La cellule Hockey vérifie les quantités et les tarifs horaires encodés.
  3. Au début du mois qui suit l’exécution des prestations et une fois reçu le feu vert de la cellule hockey, les notes de bénévolat et les prestations entrées dans iClub sont vérifiées par le secrétariat.
  4. Celles-ci sont :
    1. soit transmises à la comptabilité ;
    2. soit retournées aux prestataires en cas de non cohérence ou de manque d’information. Ce retour devra être dûment motivé.
  5. Les prestations validées et les paiements correspondants sont encodés par la compta.
  6. Les paiements sont contrôlés et libérés par le trésorier.

Comment remplir (électroniquement)

Remarques préalables

  • Vous pouvez remplir le document électroniquement à l'exception de la signature ou avec signature si vous disposez d'un lecteur de carte d’identité.
  • Si vous ne disposez pas d’un ordinateur ou si vous préférez remplir le document à la main, utilisez le document "version MANUELLE" p-Note-de-benevolat-v*.pdf.
  • Assurez vous que vous disposez de la dernière version du document (disponible en téléchargement en bas de page)
  • Le PDF comprend du “code Javascript” et pourrait ne pas fonctionner avec les produits Apple qui bloquent par défaut l'exécution de certains Javascript pour des raisons de sécurité.

Procédure

Etapes Instructions
1 Indiquez l’année civile
2 Indiquez la période couverte par les prestations (d'un mois de préférence)
3 Choisissez le mode de règlement
4

Remplissez les prestations :

  1. Entraînements
  2. Coaching (prestations liées aux matchs)
  3. Autres: optionnel et sujet à autorisation préalable
Attention : Respectez scrupuleusement vos tarifs et le nombre d’heures indiquées dans iClub
Remarque : Les totaux et sous totaux se calculent automatiquement
5 Si vous avez reçu l’autorisation explicite pour le remboursement des déplacements, remplissez le nombre de kilomètres
6

Préparez la signature du document

↓  Vous disposez d'un lecteur de carte d'identité
Allez à l'étape 7

↓  Vous ne disposez PAS d'un lecteur de carte d'identité
Allez à l'étape 13

7 Cliquez sur le champ “signature”
8 Introduisez votre carte d’identité
9 Cliquez sur “signer”. Vous devrez sauvegarder votre document
10 Introduisez le code de votre carte d’identité pour vous authentifier
11

Cliquez sur l'enveloppe pour envoyer le document.

Remarque : Si la procédure d’envoi échoue, veuillez attacher le document à un courrier électronique adressé à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. avec pour sujet “Note de bénévolat”
12 C’est fini pour les possesseurs d'un lecteur de carte d’identité
13 Imprimez le document
14 Signez manuellement le document
15

Envoyez le document au secrétariat

↓  Vous disposez d'un scanner

  1. Scannez le document
  2. Créez un courrier électronique
  3. Attachez le document au courrier
  4. Indiquez comme sujet "Note de bénévolat" + la période de prestation"
  5. Adressez le courrier à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

↓  Vous ne disposez PAS d'un scanner
Transmettez le document physiquement au secrétariat.

16 C’est fini!

Remarque : La date de création est indiquée automatiquement dans le coin supérieur gauche.

Comment remplir (manuellement)

Vous disposez d’une copie papier du document "version MANUELLE" p-Note-de-benevolat-v*.pdf. Ce document est disponible en bas de page ou au secrétariat.

Etapes Instructions
1 Indiquez la date de saisie
2 Indiquez l’année civile
3 Indiquez la période couverte par les prestations
4

Choisissez le mode de règlement

5

Remplissez les prestations :

  1. Entraînements: nombre d’heures, tarif horaire et calculer le total
  2. Coaching (prestations liées aux matchs): idem
  3. Autres (optionnel et sujet à autorisation préalable): idem
Attention: Respectez scrupuleusement vos tarifs et le nombre d’heures indiquées dans iClub
6 ↓  Vous êtes autorisé à introduire des frais de déplacements
  1. Indiquez le nombre de kilomètres
  2. Multipliez le nombre de km par 0,3456
  3. Remplissez le taotal kilomètres
↓  Vous n'êtes PAS autorisé...
Rien
7 Multipliez le nombre de km par 0,3468 et indiquez le total en €
8 Calculez le total général et indiquez le montant obtenu dans la case "Total"
9 Signez le document
10

Envoyez le document au secrétariat

↓  Vous disposez d'un scanner
  1. Scannez le document
  2. Créez un courrier électronique
  3. Attachez le document au courrier
  4. Indiquez comme sujet " Note de bénévolat" + la période de prestation
  5. Adressez le courrier à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
↓  Vous ne disposez PAS d'un scanner
Rien
11 C'est fini

  Documents téléchargeables

 

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